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| INTRODUCTION |
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En vertu des dispositions de la Loi sur les achats publics et des règlements d'application, le ministre de l'Approvisionnement et des services est responsable, par l'entremise de la Centrale des achats, de l'achat de l'équipement, du matériel, des approvisionnements et des services pour tous les ministères du gouvernement. La Loi et ses règlements sont conformes aux conditions générales des ententes sur les marchés publics applicables. (On peut obtenir des exemplaires de la Loi sur les achats publics et de ses règlements en s'adressant à l'Imprimeur de la Reine, édifice du Centenaire, salle 115, C.P. 6000, Fredericton (Nouveau-Brunswick) E3B 5H1, tél. : 506 453-2520.)
Le gouvernement du Nouveau-Brunswick achète chaque année, par l'entremise de la Centrale des achats, pour une valeur de près de 350 millions de dollars en biens et services.
Le présent site se veut un guide pour toute personne intéressée à faire affaire avec la Centrale des achats.
PROCÉDÉ SUR LES MARCHÉS PUBLICS |
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Le rôle de la Centrale des achats est d'obtenir des soumissions concurrentielles par écrit pour les biens et services en respectant les règles établies en vertu de la Loi sur les achats publics et de ses règlements d'application. Les achats sont alors effectués en se basant sur le prix total le plus bas (ou sur le plus grand nombre de points en fonction de la demande de propositions) parmi les concurrents. Sauf pour les exceptions allouées par la loi, les produits sont acquis au moyen de la procédure suivante :
Appel d'offres pour les biens |
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Jusqu'à 1 500 $ (taxe et transport exclus)
1 501 $ à 4 999 $
5 000 $ à 24 999 $
25 000 $ et plus
Les
appels d'offres sur invitation et publiés seront affichés au moyen d'un système
de soumission électronique approuvé
par le ministre de l'Approvisionnement et des Services.
Appel d'offres pour les services |
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Tous les services d'une valeur de plus de 10 000 $ font l'objet d'un appel d'offres par l'entremise de la Centrale des achats à l'exception des exemptions spécifiques permises par la loi.
Jusqu'à 10 000 $
10 000 $ jusqu'à 50 000 $
50 000 $ et plus
Les
appels d'offres sur invitation et pour publication seront affichés au moyen
d'un système
de soumission électronique
approuvé par le ministre de l'Approvisionnement et des Services.
Demande de propositions |
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Les appels d'offres pour l'achat de services complexes peuvent faire l'objet d'une demande de propositions formelle. Cette procédure intervient lorsque l'appel d'offres est évalué au moyen de critères autres que le prix. Le document de soumission doit indiquer clairement les critères qui seront utilisés et la méthode d'évaluation des soumissions, y compris la valeur relative accordée à chaque critère. Toutes les conditions normales des appels d'offres s'appliquent et des conditions additionnelles peuvent être imposées dans les documents de la demande de propositions.
Exceptions aux appels d'offres |
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Dans les situations d'urgence ou dans d'autres circonstances prévues par la loi, il est possible de procéder à des achats par des moyens autres que les appels d'offres.
Préparation de la soumission |
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Toutes les soumissions (à moins d'indications contraires dans les documents de soumission) doivent être présentées sur les formules officielles obtenues d'une source autorisée par le ministre. Toutes les autres soumissions seront rejetées.
Il faut lire chaque appel d'offres attentivement en se rappelant que les conditions peuvent varier d'un appel d'offres à un autre. Les obligations juridiques sont précisées tant dans l'appel d'offres que dans le bon d'achat. Un fournisseur peut contacter l'agent des achats indiqué dans l'appel d'offres s'il a besoin d'une interprétation ou d'autres renseignements. Les fournisseurs sont informés que les renseignements obtenus de toute source autre que la Centrale des achats sont considérés comme « non officiels » et peuvent être inexacts.
Les soumissions doivent être dactylographiées ou rédigées lisiblement à l'encre, et toutes les parties indiquées sur la formule doivent être remplies. Les plans, les documents provisoires, les dessins et autres font partie de la soumission et devraient être traités comme tel.
Le soumissionnaire doit respecter les spécifications indiquées sur le document de soumission. À moins d'indications contraires, l'utilisation de noms de marque sert à des fins de description seulement. Les substitutions offertes doivent être de qualité égale et être clairement identifiées. Il incombe au fournisseur de prouver que la substitution est de qualité équivalente. Les soumissionnaires offrant des substitutions doivent être prêts à fournir des échantillons, des données et de la documentation, au besoin. Si le document de soumission indique qu'« aucune substitution » ne sera acceptée, toute substitution semblable sera rejetée.
Les formules d'appels d'offres indiquent la date à laquelle les biens ou services seront requis. Les soumissionnaires doivent indiquer le nombre de jours civils, après la réception de la commande, qui seront requis pour la livraison. En signant les formules, le vendeur s'engage à livrer les biens ou les services au plus tard à la date indiquée dans les documents d'appels d'offres.
Toutes les soumissions doivent indiquer le prix de vente « rendu ». Les frais de livraison, s'il en est, doivent être indiqués sur la soumission et être inclus dans le total. À moins d'indications contraires, les biens doivent être envoyés par le moyen le plus économique possible pour satisfaire les conditions de livraison promises.
Les conditions générales de la Direction centrale des achats s'appliquent à toutes les soumissions présentées.
Prix des soumissions |
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Les prix unitaires nets doivent être indiqués. Tous les frais supplémentaires doivent être détaillés. N'inscrire aucune taxe de vente. À moins d'indications contraires, toutes les soumissions doivent être calculées et totalisées. Il ne faut pas soumissionner en fonction d'une somme globale à moins qu'il ne soit spécifiquement indiqué de procéder ainsi.
Les escomptes sans restrictions (pourcentage de réduction consentie sur le prix sans égard à un nombre de jours pour le paiement) devraient être indiqués dans l'espace prévu et être considérés lorsque les prix sont comparés. Les soumissions présentant des prix fermes doivent avoir préséance sur celles qui comportent des conditions et des clauses d'indexation.
Le nombre de jours pour lesquels la soumission est en vigueur, si elle est acceptée, devrait être indiqué. Il est convenu que «prix ferme pour 30 jours » veut dire que, si une commande est envoyée dans les 30 jours qui suivent la date de clôture des soumissions, le prix soumissionné tient toujours.
Une
fois qu'une soumission est reçue et acceptée, il est pris pour acquis que tous
les coûts sont inclus, et on s'attendra à ce que vous respectiez les
indications précisées dans la soumission.
Présentation de la soumission |
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Tous les documents concernés doivent être inclus et la soumission doit être signée par un fondé de signature de l'entreprise. Il faut que soient indiqués sur la page couverture de toutes les soumissions (y compris la trousse de soumission, l'enveloppe ou autre, le cas échéant), le numéro de l'appel d'offres, la date de clôture et l'heure de clôture.
Les soumissions qui n'exigent pas le dépôt d'une garantie, des échantillons ou des plans complets peuvent être transmises par télécopieur; néanmoins, la Centrale des achats ne garantit pas la confidentialité des soumissions transmises de cette façon. La Centrale des achats n'assume pas la responsabilité des soumissions télécopiées qui arrivent en retard en raison de bris d'équipement, de ligne occupée ou de toute autre circonstance.
Peu importe la méthode de soumission, il incombe au fournisseur de s'assurer que la soumission est lisible, bien remplie, que la Centrale des achats reçoit la soumission et qu'elle est déposée dans la boîte aux soumissions à l'endroit approprié avant la date et l'heure de clôture indiquées sur la formule de soumission.
Les soumissions doivent être postées, télécopiées ou livrées en personne à la Centrale des achats :
Adresse de livraison - Pièce 205, Place Marysville, 20, rue McGloin, Fredericton (N.-B.), E3A 5T8
Numéro de télécopieur - (506) 444-4200
Adresse postal - C.P. 8000, Fredericton (N.-B.), E3B 5H6
Retrait ou modification d'une soumission |
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Les soumissions ne peuvent être pas retirées après la date et l’heure de clôture mentionnées dans les documents d’appel d’offres. Le retrait d’une soumission peut cependant se faire avant la clôture par l’envoi, à la Section centrale des appels d’offres, d’une lettre ou d’une télécopie. La demande de retrait doit être signée par le signataire de la soumission.
Les soumissions peuvent être modifiées de la même façon que ci-dessus; toutefois, la Direction centrale des appels d’offres doit recevoir la ou les modifications avant la date et l'heure du dépouillement des soumissions. Les demandes de modification ne devraient indiquer que le prix unitaire révisé, ou encore le montant qui doit être ajouté à (ou soustrait de) la somme globale de la soumission.
Les soumissions retirées avant la date de clôture n'empêchent pas un fournisseur de soumettre une autre soumission pour le même appel d'offres.
Dépouillement des soumissions |
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Toutes les soumissions visant des biens estimés à plus de 5 000 $ et des services estimés à plus de 10 000 $ sont dépouillées publiquement, et toute personne ayant un intérêt légitime peut assister à ce dépouillement. Les soumissions sont dépouillées par un comité de dépouillement des soumissions, et le nom du soumissionnaire ainsi que le prix total, le cas échéant, sont lus lorsque c'est pratique de le faire.
Dans le cas des demandes de propositions, seul le nom du soumissionnaire sera lu. Aucune décision d'adjudication ne sera prise au moment du dépouillement des soumissions.
Soumissions admissibles |
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La Centrale des achats se réserve le droit d'accepter, en totalité ou en partie, quelque soumission que ce soit. Voici certains points à prendre en considération au moment de présenter une soumission :
Pour
plus de détails sur le rejet ou le refus de certains soumissionnaires et sur la
responsabilité du fournisseur, voir les articles 18 et 19 du Règlement.
Les soumissions reçues après la date et l'heure de clôture (heure de Fredericton) précisées sur le document de soumission ne seront pas acceptées.
À moins de circonstances atténuantes, seules les soumissions fermes seront acceptées.
Le prix unitaire de chaque élément doit prévaloir en cas d'erreur dans les calculs.
Les soumissions présentant des erreurs, des omissions ou encore des écarts peuvent être rejetées.
Les soumissionnaires doivent, le cas échéant, fournir une preuve à la satisfaction de la Centrale des achats que les ressources sont disponibles pour remplir le contrat.
Si des soumissions sont altérées matériellement ou effacées, les changements doivent être initialés à l'encre.
À moins d’avis contraire précisé dans les documents d’appel d’offres, le soumissionnaire, pour pouvoir produire une soumission, doit se procurer les documents officiels d’appel d’offres auprès d’un service de distribution autorisé par le ministre de l’Approvisionnement et des Services. Le défaut de produire les formules officielles ou de fournir la preuve que les formules ont été correctement obtenues peut entraîner le rejet de la soumission.
Les fournisseurs sont avisés de lire attentivement tous les documents de soumission et de respecter toutes les conditions stipulées dans ces documents ainsi que les conditions générales.
Une
soumission rejetée au moment du dépouillement ne peut faire l'objet de considérations
ultérieures par la Centrale des achats.
Évaluation des soumissions |
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Dans l'évaluation des soumissions, la Centrale des achats peut, en plus du prix, considérer l'efficacité en matière de qualité, de quantité, de livraison et de service du fournisseur ou d'autres critères pertinents aux approvisionnements ou services qui sont acquis. Pour ce qui est des demandes de propositions, pour lesquelles des critères autres que le prix sont utilisés dans le processus d'évaluation, les critères et la méthode qui servira à l'évaluation, y compris, le cas échéant, la valeur relative accordée à chaque critère seront clairement indiqués dans les documents de soumission.
Renseignements sur les soumissions |
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Si la divulgation aux fournisseurs de renseignements autres que le nom des soumissionnaires ou le prix risque de compromettre les négociations menant à la conclusion d'un contrat ou d'une entente, la Centrale des achats peut refuser de divulguer ces renseignements jusqu'à ce qu'un contrat soit accordé.
La Centrale des achats peut, à la demande d'un fournisseur présentant une soumission, refuser de divulguer aux autres fournisseurs ou à d'autres parties des renseignements contenus dans la soumission qui pourraient raisonnablement être considérés comme exclusifs ou encore nuire aux intérêts commerciaux du fournisseur, mais elle ne doit pas retenir des renseignements sur le prix.
Dans un délai raisonnable suivant l'adjudication du contrat, la Centrale des achats peut, à la demande de tout autre fournisseur qui a présenté une soumission, divulguer les renseignements relatifs au soumissionnaire choisi, et la soumission présentée par le fournisseur formulant cette requête, pour permettre au fournisseur de déterminer les résultats de l'évaluation de sa soumission relativement à celle du soumissionnaire choisi.
Adjudication d'une commande |
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La plupart des biens et services acquis par la province le sont par voie de commande. Néanmoins, certains éléments spécifiques sont rendus disponibles à contrat.
Un arrangement contractuel est une entente conclue avec un fournisseur pour la livraison de biens ou services à des moments spécifiques ou «au fur et à mesure des besoins », habituellement pendant une certaine période. Les contrats peuvent être à un prix fixe ou selon un arrangement adopté d'un commun accord.
Dans ce cas, le ou les ministères peuvent commander directement du fournisseur en vertu d'un «Contrat-commande ».
Dans d'autres cas, des offres permanentes peuvent être conclues en vertu desquelles la Centrale des achats peut commander des biens sans avoir à publier des appels d'offres pour chaque achat.
Dans les deux cas ci-dessus, des appels d'offres sont publiés avant que les contrats ou les offres permanentes ne soient rédigés.
Les offres permanentes sont des ententes entre la province et un ou des fournisseurs en vue de livrer des biens ou services spécifiques pendant une certaine période. Pour permettre de contrôler l'achat de ces articles, des commandes doivent être préparées pour chaque demande.
Les commandes reliées aux situations d'urgence seront accordées, dans la plupart des cas, par téléphone ou par télécopieur, et elles feront l'objet d'une confirmation écrite.
Les modifications ou annulations de commandes sont la responsabilité de la Centrale des achats et sont présentées sur une formule de modification de la commande. Aucune modification ou altération de quelque nature que ce soit ne peut être autorisée pour paiement sans une approbation écrite au préalable de la Centrale des achats.
Livraison des biens |
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Les fournisseurs doivent envoyer les biens par le moyen le plus économique possible, à moins d'indications contraires. Les fournisseurs doivent se familiariser avec les conditions locales à cet égard pour s'assurer que ceci soit fait.
À moins d'indications contraires pour une commande, tous les envois doivent être faits selon le prix de vente «rendu ».
La
manipulation spéciale de certains biens fait partie intégrante de la commande.
L'envoi, la livraison et toute autre manipulation sont aussi importants que les
biens eux-mêmes.
Inspection |
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L'inspection des biens est habituellement effectuée au moment de la livraison; néanmoins, le client se réserve le droit de procéder à des inspections des installations du fournisseur ou à un examen du contrôle de la qualité.
Paiement |
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Le paiement est effectué une fois que les biens spécifiés sont livrés, en bon état, à l'adresse indiquée sur la commande. La facturation doit être traitée selon les instructions indiquées sur le bon de commande.
L'adresse
de facturation peut varier d'un achat à un autre. Vous devez suivre fidèlement
les instructions relatives à la facturation, car toute erreur peut entraîner
le retard du paiement.
Rendement des fournisseurs |
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La Centrale des achats conserve et révise périodiquement les dossiers de rendement des fournisseurs. L'information conservée dans les dossiers est fournie par le demandeur, les destinataires et, bien sûr, les agents des achats.
Les fournisseurs sont évalués en fonction des prix concurrentiels, de la qualité du produit, du service après-vente et des réponses aux invitations à soumissionner.
Les fournisseurs qui démontrent constamment un rendement insatisfaisant dans l'un ou l'autre des domaines suivants peuvent être rayés de la liste des fournisseurs.
ENREGISTREMENT DES FOURNISSEURS |
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Les fournisseurs qui souhaitent s'enregistrer pour faire affaire avec la Centrale des achats peuvent le faire en contactant le bureau d'enregistrement des fournisseurs au (506) 444-4116 ou en écrivant au préposé à l'enregistrement des fournisseurs, Soutien technologique et de la production, ministère de l'Approvisionnement et des Services, C.P. 6000, Fredericton (N. B.) E3B 5H1.
Les fournisseurs devront remplir une trousse d'enregistrement des fournisseurs qui comporte une formule d'enregistrement des fournisseurs et des renseignements sur les catégories de biens et services.
Les fournisseurs qui souhaitent présenter des soumissions pour des appels d'offres de moins de 5 000 $ doivent s'enregistrer auprès de la Centrale des achats. Ces soumissionnaires peuvent être contactés par téléphone ou par télécopieur pour fournir une soumission. Veuillez vous assurer que vous informez la Centrale des achats de tout changement dans votre adresse postale, votre numéro de téléphone ou votre numéro de télécopieur.
Les fournisseurs peuvent s'enregistrer auprès de la Centrale des achats peut importe où est situé leur bureau. Il n'y a pas de frais pour l'enregistrement.
DIRECTIVE SUR LA LIBÉRALISATION DES MARCHÉS PUBLICS DU GOUVERNEMENT DU N.-B. |
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Les accords interprovinciaux sur les marchés publics interdisent au gouvernement provincial de tenir compte du contenu local ou du lieu de résidence du fournisseur dans l’évaluation des soumissions, et de restreindre les soumissions en fonction de l’adresse du fournisseur. Ces règles valent pour tous les achats dépassant les seuils établis dans les accords. Chaque appel d’offres lancé doit mentionner, s’il y a lieu, quels accords s’appliquent.
Pour les achats en deçà des seuils fixés, le gouvernement provincial peut accorder la préférence aux fournisseurs du Nouveau-Brunswick ou des autres provinces de l’Atlantique. Cette préférence doit être basée sur le prix, le contenu néo-brunswickois ou de l’Atlantique et sur le traitement de réciprocité des fournisseurs, c’est-à-dire la façon dont sont traités les fournisseurs néo-brunswickois dans les autres provinces. Le ministère de l’Approvisionnement et des Services a la responsabilité exclusive de décider s’il accorde ou non une préférence et, le cas échéant, du moment où il le fait dans le cadre de l’application de la présente directive.
GLOSSAIRE |
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Les appels d'offres rendus publics au moyen d'un système de soumission électronique approuvé par le ministre de l'Approvisionnement et des Services ou publiés dans un quotidien.
Un avis d'appel d'offres désigne un avis servant à annoncer un appel d'offres.
Une direction du ministère de l'Approvisionnement et des Services autorisée par le ministre à s'occuper des dispositions de la Loi sur les achats publics et de ses règlements d'application en son nom.
Les commandes locales sont utilisées par divers ministères pour l'achat de biens qui ne sont pas disponibles en vertu d'un contrat déjà accordé ou à l'entrepôt du magasin central du ministère et peuvent être utilisées pour les achats allant jusqu'à 1 500 $ (taxe et transport exclus).
Les conditions habituelles sont une liste de conditions qui s'appliquent à toutes les soumissions déposées.
Un genre de document de soumission utilisé pour acheter des services complexes lorsque des critères autres que le prix sont utilisés pour évaluer les soumissions. La demande de propositions précise les critères d'évaluation et la valeur relative assignée à chacun; habituellement, c'est la proposition qui recueille le plus de points qui est choisie.
Direction du ministère de l'Approvisionnement et des Services autorisée par le ministre à recevoir, à dépouiller et à compiler les soumissions aux appels d'offres de biens et services.
Les documents de soumission sont les documents officiels, devis, formules ou autres dont le fournisseur a besoin pour présenter une soumission.
Les exemptions portent sur les approvisionnements, les services ou les circonstances qui sont exemptées du processus de soumission.
Ministre désigne le ministre de l'Approvisionnement et des Services.
Dans le présent document, « Règlement » renvoie au Règlement du Nouveau-Brunswick en vertu de la Loi sur les achats publics.
Une soumission pour laquelle la Centrale des achats invite certains fournisseurs spécifiques à soumissionner.
Système de soumission électronique désigne un système informatique qui affiche les avis d'appels d'offres et permet de distribuer des documents de soumission.
ENTENTES SUR LES MARCHÉS PUBLICS |
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L'Entente sur les marchés publics de l'Atlantique couvre l'achat de biens dont la valeur estimative est de 25 000 $ et plus ainsi que de services dont la valeur estimative est de 50 000 $ et plus. Les appels d'offres pour des montants supérieurs doivent être publiés et aucune préférence ne sera accordée entre les divers fournisseurs des provinces de l'Atlantique qui présentent des soumissions concurrentielles.
L'accord entre le Québec et le Nouveau-Brunswick porte sur l'acquisition de biens estimés à 25 000 $ ou plus et de services estimés à 100 000 $* et plus. Les appels d'offres au-delà de ces montants doivent être publiés et aucune préférence ne sera accordée entre les fournisseurs concurrents du Québec ou du Nouveau-Brunswick. * Bien que l'accord entre le Québec et le Nouveau-Brunswick établisse un seuil de 200 000 $, c'est le seuil le plus bas dans l'Entente sur le commerce intérieur qui a préséance.
L'Entente sur le commerce intérieur s'applique au gouvernement fédéral, à toutes les provinces, au Yukon et aux Territoires-du-Nord-Ouest. Tous les biens de plus de 25 000 $ et tous les services de plus de 100 000 $ seront publiés. Aucune préférence ne peut être indiquée entre les fournisseurs concurrents canadiens.
SERVICES D'APPEL D'OFFRES ÉLECTRONIQUE APPROUVÉS PAR LE GOUVERNEMENT |
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Voici les services de soumission électronique actuellement approuvés et autorisés par le ministre de l'Approvisionnement et des Services :
Pour voir les appels d'offres, vous pouvez communiquer avec :
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À NOTER : À compter de la date indiquée ci-dessus, les conditions générales qui suivent s’appliqueront à tous les appels d’offres en matière de biens et services publiés par la Direction centrale des achats, sauf indications contraires fournies dans les documents d'appel d'offres. Les conditions spécifiques établies dans ces documents l'emportent sur les présentes conditions générales. La Direction centrale des achats est la seule à pouvoir déterminer si ces conditions sont respectées, et sa décision de rejeter une soumission pour non-respect de ces conditions est définitive.
1. Généralités
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2. Définitions
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3. Législation
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4. Présentation des soumissions
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5. Prix et livraison
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6. Accords interprovinciaux pour les achats publics
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7. Spécifications
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8. Acceptation et rejet des soumissions
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9. Adjudication des contrats
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10. Annulation des appels d’offres
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11. Conditions et modalités diverses
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