Protocole relatif aux cérémonies et aux événements

Dans le cas d’une réception, on laisse à tous les invités le temps d’arriver et on leur offre l’occasion de se présenter avant le souper. Une réception doit être d’une durée précise qui a été communiquée aux invités. Une réception d’environ 30 minutes est d’usage. 

Il peut être approprié de servir des rafraîchissements pendant la réception. Ceux-ci doivent être légers et compléter le menu du souper. 

Une fois tous les invités arrivés, la réception peut se terminer. Les personnes sont ensuite invitées à se rendre à la salle à manger. 

1. Entrée des invités prenant place à la table d’honneur 
2. Hymne national 
3. Bénédicité 
4. Présentation des invités prenant place à la table d’honneur 
5. Allocutions avant le souper (le cas échéant) 
6. Souper 
7. Toast de loyauté 
8. Dessert 
9. Présentation des conférenciers invités 
10. Allocutions ou remarques des conférenciers invités 
11. Remerciements aux conférenciers invités et remise de cadeaux (le cas échéant)

Les invités peuvent être assis selon un plan de salle que vous avez préparé à l’avance, ce qui est recommandé pour les soupers officiels. Des plaquettes nominatives peuvent être placées à chaque siège à la table pour aider vos invités. 

Le maître de cérémonie demande aux invités de se lever pour l’entrée des invités qui prendront place à la table d’honneur. 

Remarque : les invités prenant place à la table d’honneur doivent se rendre à leur table dans l’ordre dans lequel ils doivent être assis à la table.  

Facultatif : il est assez courant au Nouveau-Brunswick et au Canada de demander à un cornemuseur de jouer de la cornemuse pour l’entrée des invités prenant place à la table d’honneur lors de soupers officiels.  Si vous le souhaitez, vos invités prenant place à la table d’honneur peuvent entrer au son de la cornemuse. Si vous faites entrer vos invités prenant place à la table d’honneur au son de la cornemuse, une salve d’applaudissements est appropriée pour montrer votre appréciation envers le cornemuseur. 

On peut demander aux invités de participer au chant de l’hymne national. C’est le plus approprié lorsque vous avez un accompagnement musical. L’hymne national ne doit pas être applaudi. 

Une fois que chacun est à sa place assignée, le maître de cérémonie invite la personne désignée à réciter le bénédicité. Une telle demande doit être faite à l’avance afin que cette personne soit correctement préparée. Si un membre du clergé est présent, le privilège de réciter le bénédicité doit lui être accordé. Une fois le bénédicité récité, le maître de cérémonie invite les personnes à s’asseoir. 

Si cela est souhaitable, le moment serait opportun pour que le maître de cérémonie présente les invités prenant place à la table d’honneur. L’ordre de salutation (ou présentation des invités) commencerait par le représentant officiel le plus important, sur le plan hiérarchique, pour se poursuivre par ordre décroissant. L’ordre de salutation peut être déterminé à l’aide du l’ordre de préséance provincial.

S’il doit y avoir des allocutions avant le souper, elles doivent être prononcées maintenant, avant que le repas soit servi. Dans certaines situations, les allocutions peuvent prendre la forme de déclarations de bienvenue, la réponse appropriée étant fournie par l’invité d’honneur.  

Le maître de cérémonie invitera chaque conférencier à prononcer son allocution et remerciera les conférenciers pour leurs allocutions. Si des cadeaux doivent être remis aux conférenciers, cela doit être fait maintenant. Après les allocutions (et la remise de cadeaux s’il y a lieu), le maître de cérémonie doit inviter tout le monde à profiter du souper. 

Dans certaines circonstances, un conférencier invité prononcera son allocution après le souper (voir ci-dessous). 

S’il doit y avoir des toasts, ils peuvent être portés après le souper, ou à un moment approprié pendant le programme. Cependant, les toasts ne doivent pas précéder le souper. Le « toast de loyauté » doit toujours être le premier toast de la soirée. Le maître de cérémonie demande à la personne désignée de porter le toast de loyauté; cette personne invite tout le monde à se lever; lorsque tout le monde se tait, le toast « À Sa Majesté le Roi/To His Majesty the King » est porté, sans remarques préliminaires ou ultérieures.  

Remarque : Les invités ne font pas tinter les verres. Après le toast, tout le monde s’assoit.

L’ordre de prise de parole pour un événement organisé par des fonctionnaires provinciaux ou regroupant des fonctionnaires provinciaux peut être déterminé à l’aide du l’ordre de préséance provincial.

Normalement, les discours sont prononcés par ordre croissant, le dignitaire le plus important étant le dernier à prendre la parole. La cérémonie d’inauguration, le dévoilement d’une plaque ou l’ouverture d’un immeuble ont normalement lieu à la fin des discours. 

Si le moment important de la cérémonie ou de l’activité a lieu au tout début du programme, les discours seront prononcés par ordre décroissant, le dignitaire le plus important étant le premier à prendre la parole. 

Dans le cas d’un événement organisé par des fonctionnaires fédéraux ou internationaux ou regroupant des fonctionnaires fédéraux ou internationaux, l’ordre de prise de parole peut être déterminé par un autre ordre de préséance. 

Si des allocutions sont prononcées après le souper, chaque conférencier invité est présenté par la personne désignée avant son allocution. 

Si des cadeaux sont remis aux conférenciers invités ou à leurs conjoints ou leurs invités personnels, cela doit être fait à la fin de l’allocution du conférencier. S’il y a plus d’un conférencier, les cadeaux peuvent être remis lorsque tous les conférenciers ont terminé leurs allocutions.