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Aperçu
Un plan de classification est un système structuré de classification de l’information. La structure des dossiers de lecteurs partagés de votre équipe en est un exemple. Les plans de classification organisent les fichiers de vos équipes afin qu’ils soient faciles à trouver et à gérer.
Avantages des plans de classification
Un plan de classification bien structuré :
- Aide les employés à trouver et à classer rapidement les documents
- Facilite l’application des calendriers de conservation
- Fournit une structure uniforme pour la gestion des documents à l’échelle de votre organisation
Fonctionnement
Un plan de classification est structuré comme une hiérarchie et organise les documents de grandes catégories vers des sous-catégories plus précises. Cela aide les équipes à stocker les fichiers de manière logique.
Le plan de chaque organisation est fondé sur ses principaux domaines de travail, avec des sous-catégories qui reflètent des activités et des types de documents particuliers.
Par où commencer
La plupart des organisations ont des fonctions de base similaires. Le plan de classification suivant fournit un point de départ pour l’organisation des documents communs.
- Administration (fonction)
- Gestion des installations et des actifs (fonction)
- Gestion financière (fonction)
- Comptes et services bancaires (activité)
- Budgétisation (activité)
- Budgets approuvés (document)
- Estimations budgétaires (document)
- Administration des fonds et des subventions (activité)
- Approvisionnement (activité)
- Administration du pouvoir de dépenser (activité)
- Gestion des ressources humaines (fonction)
- Gestion des technologies de l’information (fonction)
- Accès, renseignements personnels et gestion de l’information (fonction)
Ce plan recommandé facilite la gestion des documents en intégrant des règles de conservation à chaque niveau d’activité. Pour une ventilation détaillée de chaque fonction, consultez le Plan de classification et calendriers de conservation des documents communs (PCCC) (publication).
Appropriez-le-vous
Cette structure fournit un point de départ, mais les organisations peuvent l’ajuster en fonction de leurs besoins. La clé est de maintenir les documents organisés et liés aux bons calendriers de conservation.
Si votre organisation crée des documents uniques qui ne sont pas couverts par le plan de classification des documents communs, vous pouvez créer de nouveaux calendriers de conservation.
Obtenir de l’aide
Pour obtenir de l’aide sur les plans de classification et les calendriers de conservation, communiquez avec un ou une stratège de l’information aux Archives provinciales.