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Aperçu
La gestion de l’information (GI) comprend la création, l’organisation, l’accessibilité et l’élimination de l’information sur le lieu de travail. Il peut s’agir entre autres de courriels, de documents et de données.
Dans l’administration publique, la gestion de l’information est une responsabilité fondamentale. Chaque employé a un rôle à jouer pour veiller à ce que les informations soient exactes et faciles à trouver tout au long de leur cycle de vie.
Pourquoi c’est important
La gestion de l’information facilite votre travail. C’est sur elle que repose notre façon de travailler, de fournir des services et de prendre des décisions. Une bonne GI vous aidera à :
- rester organisé en passant moins de temps à chercher des fichiers, pour vous concentrer sur ce qui compte le plus
- prendre des décisions en toute confiance en accédant aux informations dont vous avez besoin pour prendre de meilleures décisions, plus rapidement
- faire preuve de transparence en veillant à ce que les actions du gouvernement soient documentées et facilement accessibles
- assurer la sécurité des données en les protégeant contre les violations et les accès non autorisés
- respecter les obligations juridiques et les exigences relatives aux politiques : la Loi sur les archives et la Politique sur la gestion de l’information (AD-7114) définissent la manière dont l’information publique doit être gérée au Nouveau-Brunswick
- préserver l’histoire, en profitant de documents anciens bien conservés, tout en veillant à ce que les informations d’aujourd’hui demeurent disponibles à l’avenir
La Loi sur les archives
La Loi sur les archives garantit que les documents publics du Nouveau-Brunswick qui ont valeur durable soient accessibles et bien préservés.
Elle décrit :
- le rôle de l’archiviste provincial
- la durée de conservation de l’information
- l’accès aux documents publics conservés aux Archives provinciales
- les sanctions encourues pour la destruction ou la modification de documents publics ou le refus de fournir de tels documents
Documents à conserver
Un document à conserver est un document, un courriel ou un fichier qui rend compte des activités, des décisions ou des transactions d’une organisation. Une bonne gestion des documents garantit que les informations seront accessibles, sécurisées et conservées pendant une durée adéquate.
En tant que fonctionnaire, il est important de gérer les documents avec soin. Apprenez à reconnaître un document à conserver.
Calendriers de conservation
Un calendrier de conservation vous indique combien de temps vous devez conserver un document avant de le détruire ou de le préserver en toute sécurité. Chaque document suit un cycle de vie :
- Actif : Documents que vous utilisez régulièrement, par exemple les fichiers, les documents financiers ou les communications concernant un projet. Gardez-les bien organisés et faciles à trouver dans le lecteur partagé, le système de gestion des documents ou la salle des dossiers de votre organisation.
- Semi-actif : Documents qui ne font plus partie de votre travail au quotidien, mais qui doivent être conservés pour des raisons juridiques, financières ou de référence. Les documents électroniques peuvent rester dans le lecteur partagé ou dans le système de gestion des documents de votre organisation. Les documents papier doivent être envoyés au Dépôt des documents.
- Déclassement final : Lorsque les informations ne sont plus nécessaires, elles sont soit détruites en toute sécurité, soit conservées aux Archives provinciales à des fins historiques.
Obtenir de l’aide
Des professionnels de la gestion des documents au sein de nombreuses organisations du secteur public peuvent vous offrir de l’aide. Si vous ne savez pas à qui vous adresser, vous pouvez communiquer avec un ou une stratège de l’information aux Archives provinciales.