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Un document à conserver est un document, un courriel ou un fichier qui rend compte des activités, des décisions ou des transactions d’une organisation. Le document peut être en format numérique ou papier. C’est le contenu d’un document, et non son format, qui détermine s’il s’agit d’un document à conserver.
Un document à conserver peut être :
- un document (fichier Word, PDF, feuille de calcul)
- une communication ou un courriel
- un enregistrement audio ou vidéo (réunion, vidéo de sécurité)
- un document papier (formulaire de demande, plan, carte)
- une photo
- une base de données
Reconnaître un document à conserver
En tant que fonctionnaire, il vous incombe de reconnaître les documents à conserver et de les gérer correctement. Utilisez les questions ci-dessous pour déterminer si un document doit être considéré comme un document à conserver.
Si vous répondez OUI à l’une des questions, alors il s’agit d’un document à conserver.
Rend-il compte d’une décision, d’une action ou d’une transaction ?
- compte rendu d’une discussion à propos d’une nouvelle politique
- courriel approuvant une demande budgétaire
Est-il requis à des fins opérationnelles, juridiques ou de reddition de compte ?
- un plan de projet pour le lancement d’un nouveau service
- un rapport d’audit
Protège-t-il les citoyens ou le gouvernement ?
- contrat signé entre un vendeur et le gouvernement
- demande de renseignements d’un citoyen en vertu de la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée
S’agit-il d’une version finale ou d’une copie officielle ?
- version finale d’un rapport, et non un brouillon comportant des notes
- entente signée
Pourrait-il avoir une valeur future pour le gouvernement ou les citoyens ?
- rapport sur le développement de l’infrastructure
- liste des bénéficiaires de subventions de programmes publics
Ce n’est PAS un document à conserver s’il s’agit d’un des documents suivants :
- brouillon : première version d’un document qui ne contient pas de décision ou de changement important
- duplicata : document ou courriel qui a déjà été enregistré ailleurs
- courriel ou document personnel : courriel ou information sans rapport avec les activités du gouvernement
- avis divers : prospectus ou annonce concernant une activité
Lorsque vous déterminez qu’un document est à conserver, veillez à ce qu’il soit stocké adéquatement. La gestion des documents garantit la transparence, la responsabilité et l’efficacité du travail du gouvernement. Apprenez à gérer les documents.
Obtenir de l’aide
Des professionnels de la gestion des documents au sein de nombreuses organisations du secteur public peuvent vous offrir de l’aide. Si vous ne savez pas à qui vous adresser, vous pouvez communiquer avec un ou une stratège de l’information aux Archives provinciales.