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Chaque document que vous créez, chaque courriel que vous envoyez et chaque fichier que vous enregistrez suit un cycle de vie défini. Les gestionnaires de documents appliquent à chaque document un calendrier de conservation qui précise la durée pour laquelle il devra être conservé et le moment où il devra être préservé ou détruit.
La gestion des documents créés chaque jour par des milliers de fonctionnaires n’est pas une mince affaire. Pour que la gestion de l’information soit efficace, il faut que chacun et chacune joue son rôle.
Politique sur la gestion de l’information (AD-7114)
Tous les fonctionnaires sont responsables de la bonne gestion de l’information et des documents. Cette politique décrit les responsabilités des personnes suivantes à cet égard :
- les employés
- les gestionnaires de l’information
- les chefs des organismes gouvernementaux
- les Archives provinciales
- le ministère des Finances et du Conseil du Trésor
La gestion des documents
La bonne gestion de l’information permet à une organisation de prendre de meilleures décisions, d’être transparente et de conserver ses données historiques.
Cela consiste à reconnaître les documents à conserver, à les nommer et les stocker correctement, et à respecter les calendriers de conservation.
À faire :
- attribuer des noms de fichier clairs et descriptifs, comme « ProjetX_Budget_2025 »
- employer une règle de nommage cohérente dans l’organisation
- respecter la structure des dossiers du lecteur partagé de l’organisation
- enregistrer les fichiers au bon endroit
- stocker les documents en toute sécurité
- préserver ou détruire les documents à la fin de leur cycle de vie
À éviter :
- utiliser des noms vagues, comme « Document1 » ou « Version finale »
- enregistrer des documents uniquement sur votre bureau ou sur vos lecteurs personnels
- stocker les documents dans un endroit où des personnes extérieures à votre organisation pourraient y avoir accès
- stocker les courriels à conserver dans Outlook
- enregistrer plusieurs copies à différents endroits.
Obtenir de l’aide
Des professionnels de la gestion des documents au sein de nombreuses organisations du secteur public peuvent vous offrir de l’aide. Si vous ne savez pas à qui vous adresser, vous pouvez communiquer avec un ou une stratège de l’information aux Archives provinciales.