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Aperçu
Le Dépôt des documents conserve les documents papier qui ne sont plus nécessaires au travail quotidien, mais qui doivent être conservés pour des raisons juridiques, opérationnelles ou historiques. L’envoi de ces documents au Dépôt des documents garantit qu’ils sont conservés en toute sécurité jusqu’à la fin de leur période de conservation.
Une fois transférés, les documents demeurent accessibles sur demande.
Avantages du transfert de documents
Le transfert de documents aide votre organisation à :
- libérer des espaces de bureau : réduisez l’encombrement en déplaçant les documents semi-actifs à l’extérieur du site
- assurer un entreposage sécuritaire : protégez les documents contre la perte, les dommages ou l’accès non autorisé
- assurer la conformité : veillez à ce que les documents soient conservés pendant la période de conservation requise et éliminés correctement
Fonctionnement
Préparer les documents
Avant d’utiliser le système de transfert, assurez-vous que les documents sont bien préparés.
Ouvrir une session dans le système des services du Dépôt des documents
Si vous n’êtes pas un utilisateur inscrit ou que votre accès a expiré, communiquez avec votre gestionnaire des document (PDF 336 Ko) pour demander l’accès.
Utilisateurs internes (employés du GNB) : ouvrez une session en utilisant le lien des services du Dépôt des documents. Aucun mot de passe requis. https://archives-intra.gnb.ca/rc-ddd
Utilisateurs externes (autres organismes publics) : utilisez votre adresse courriel et votre mot de passe pour ouvrir une session. https://rc-ddd.gnb.ca/Login
Créer une nouvelle demande
- cliquez sur « Transférer » à partir de la page d’accueil
- confirmez ou mettez à jour les coordonnées pour le ramassage
- entrez les détails du transfert pour chaque série de documents, y compris :
- le numéro du calendrier de conservation (vérifiez votre liste de transfert de documents)
- le nombre de boîtes
- les numéros de boîte temporaires (p. ex. 2024-01 à 2024-05)
- les dates des documents
- la date de déclassement final
- le type de déclassement final. Sélectionnez-le dans la liste déroulante
- soumettez votre demande. Vous recevrez un courriel de confirmation
Le système enregistrera automatiquement votre demande en tant qu’ébauche si vous devez la terminer plus tard.
Se préparer au ramassage
- attendez la confirmation de la date de ramassage
- regroupez les boîtes dans un seul endroit pour faciliter la collecte
- confirmez que le nombre de boîtes correspond à votre demande lors de l’arrivée du personnel du Dépôt des documents
Au Dépôt des documents, les documents demeurent sous le contrôle de votre organisation. Les utilisateurs autorisés peuvent les récupérer au moyen du système des services du Dépôt des documents.
Télécharger le guide
Pour obtenir des instructions détaillées, consultez le Guide de l’utilisateur du système de transfert de documents (publication).
Obtenir de l’aide
Pour toute question sur l’assemblage ou le transfert de documents, communiquez avec l’équipe des services du Dépôt des documents.