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Acheter des boîtes
Les étagères du Dépôt des documents sont conçues pour les boîtes de rangement normalisées. En utilisant les bonnes boîtes, vous vous assurez que vos documents sont adéquatement protégés et sécurisés sur les étagères.
Boîtes approuvées :
- Numéro de stock Staples STP20657
- Numéro de stock Grand & Toy BOÎTE
Exigences relatives aux boîtes :
- Couvercles articulés pour éviter les mélanges
- Taille standard (12 po x 10 po x 15 po)
- Robuste et en bon état
Les boîtes ne seront pas acceptées si :
- Elles comportent un texte antérieur ou un texte identificateur
- Elles sont de la mauvaise taille ou de la mauvaise conception
- Leurs couvercles sont brisés ou manquants
Boîtes d’emballage
Suivez ces lignes directrices pour vous assurer que vos documents sont entreposés correctement.
À faire
- Pour les documents opérationnels, rassembler une seule série de documents par boîte.
- Pour les documents communs, différentes séries de documents peuvent être regroupées s’ils ont le même type et la même date de déclassement final.
- Le contenu du dossier doit être ordonné. Les documents ne doivent pas masquer les noms des fichiers ni dépasser du dossier.
- S’assurer que la boîte est facile à soulever; son poids doit être inférieur à 15 kg (33 lb).
À ne pas faire
- Trop remplir les boîtes. Les côtés ne doivent pas bomber et les couvercles doivent être faciles à fermer. Laissez juste assez d’espace dans la boîte pour que les fichiers puissent être retirés facilement.
- Laisser les boîtes partiellement vides. L’espace disponible au Dépôt des documents est limité.
- Rassembler les documents portant sur plus de cinq ans dans la même boîte.
Étiqueter les boîtes
Lorsque vos boîtes arriveront au Dépôt des documents, un lieu d’entreposage leur sera attribué. Entre-temps, vos boîtes doivent être étiquetées avec un numéro de boîte temporaire. On s’assure ainsi qu’elles sont faciles à suivre pendant leur transfert.
Numéros de boîte temporaires
- Où les écrire : sur le bord du couvercle, du côté gauche de la boîte
- Utiliser un marqueur noir épais
- Format suggéré : [Année du transfert] - [Numéro de la boîte]
- Exemple : 2025-01
À ne pas faire
- Utiliser le tableau des emplacements imprimé sur la boîte. Il est réservé à l’usage du Dépôt des documents
- Pour des raisons de confidentialité et de sécurité, ne pas étiqueter l’extérieur de la boîte avec des renseignements d’identification, comme le nom du ministère ou son contenu
- Utiliser plus de 9 caractères dans votre numéro de boîte temporaire.
Créer une liste de transfert de documents
Une liste de transfert de documents est requise pour chaque boîte que vous envoyez au Dépôt des documents. Elle sert d’inventaire détaillé des documents à l’intérieur de chaque boîte.
Voir un exemple de formulaire de Liste de transfert de documents dûment rempli (PDF 467 Ko)
Télécharger le formulaire Liste de transfert de documents
Téléchargez et remplissez le formulaire Liste de transfert de documents (DOCX 43 Ko) ou utilisez un formulaire généré par le Système de gestion électronique des documents et des dossiers (SGEDD) de votre organisation.
Entrer les détails requis
Renseignements généraux
- Titre de la série de documents : le nom des documents transférés (p. ex. dossiers d’employé, rapports financiers)
- Nom du ministère : le nom complet de votre service
- Nom de la direction et ville : l’emplacement du bureau où les documents ont été créés
- Numéro du calendrier et déclassement final : le calendrier de conservation qui s’applique à ces documents
- Responsable des documents : la personne responsable de ces documents, y compris ses coordonnées
Détails de la boîte
- Numéro de boîte temporaire : numéro unique pour le suivi de la boîte
- Numéro de dossier : le numéro attribué à chaque fichier à l’intérieur de la boîte (le cas échéant)
- Plage de dates (de – à) : les dates les plus anciennes et les plus récentes des documents dans la boîte
- Description : un court titre ou identificateur pour chacun des fichiers
Imprimer et placer la liste de transfert des documents dans chaque boîte
Conservez une copie pour vos dossiers et mettez-la à jour avec l’emplacement assigné à la boîte une fois le transfert terminé. Vous pouvez accéder à l’emplacement de vos boîtes et à l’information sur les transferts dans « Mes transferts » dans le système des services du Dépôt des documents.
Se préparer au ramassage
Le fait que les boîtes sont prêtes à être ramassées assure un transfert fluide et efficace.
- Attendez la confirmation de la date de ramassage
- Regroupez les boîtes dans un seul endroit pour faciliter la collecte
- Confirmez que le nombre de boîtes que vous avez correspond à votre demande
Lorsque vous avez terminé
Bien que vos documents se trouvent au Dépôt des documents, ils demeurent accessibles jusqu’à leur déclassement final.
Obtenir de l’aide
Pour toute question sur l’assemblage ou le transfert de documents, communiquez avec l’équipe des services du Dépôt des documents.