Politique sur la langue de travail

La politique et les lignes directrices sur les langues officielles – Langue de travail visent à aider et à guider les ministères, les institutions et les organismes de la province dans la création d’un environnement de travail qui encourage les employés à travailler et faire carrière dans la langue officielle de leur choix et qui leur permet de le faire.

Même si la langue de travail et la langue de service sont traitées de façon distincte en vertu de la Loi sur les langues officielles, elles sont intimement liées. Elles continueront d’être utilisées dans la prestation des services au public et les communications internes selon l’approche d’équipes linguistiques. La fonction publique du Nouveau-Brunswick doit travailler dans un environnement propice à l’utilisation, par les employés, de la langue officielle de leur choix. Les gestionnaires doivent donc faciliter et appuyer un tel environnement à chaque occasion.

La politique et les lignes directrices sur les langues officielles – Langue de travail du gouvernement du Nouveau-Brunswick visent à favoriser chez les employés l’utilisation des deux langues officielles dans les ministères, les institutions et les organismes de la province.

La politique et les lignes directrices sur les langues officielles – Langue de travail sont fondées sur la décision du Conseil de gestion no : 08.0231 et 09.0092.

Le gouvernement du Nouveau-Brunswick reconnaît la contribution souvent supérieure des employés lorsqu’ils peuvent travailler dans la langue officielle de leur choix.

Le gouvernement du Nouveau-Brunswick a pour politique de favoriser l’utilisation des deux langues officielles au sein de sa fonction publique et d’encourager et de permettre aux employés de travailler dans la langue officielle de leur choix.

La possibilité pour les employés de travailler dans la langue officielle de leur choix est assujettie à l’obligation qu’a le gouvernement, en vertu de la Loi sur les langues officielles, d’offrir et de fournir des services dans la langue officielle choisie par le public. Le gouvernement du Nouveau-Brunswick reconnaît ces obligations aux termes de la Loi sur les langues officielles, paragraphe 5.1(1), alinéas c) et d).

La politique et les lignes directrices sur les langues officielles – Langue de travail s’appliquent à la partie I (ministères et organismes) des services publics du Nouveau-Brunswick.

Cette politique s’applique au ministère de l’Éducation et du Développement de la petite enfance, mais compte tenu de la dualité dans le système scolaire, elle ne s’applique pas aux divisions du ministère organisées sur la base de l’une ou l’autre des langues officielles. Cette politique ne s’applique pas aux écoles et aux bureaux des districts scolaires.

Cette politique s’applique au ministère de l’Éducation postsecondaire, de la Formation et du Travail, mais elle ne s’applique pas aux collèges communautaires organisés sur la base de l’une ou l’autre des langues officielles.

Le ministre des Finances et du Conseil du Trésor est responsable de l’application globale de la politique et des lignes directrices sur les langues officielles – Langue de travail.

Les sous-ministres et les administrateurs généraux individuels sont responsables de l’application et de la gestion courantes de la politique au sein de leurs organisations respectives.

Les Finances et le Conseil du Trésor sont chargés de surveiller l’application de la politique et des lignes directrices sur les langues officielles – Langue de travail et de fournir des conseils sur leur application. 

Le terme « public » désigne toute personne ou tout groupe de personnes, toute association ou tout organisme à but lucratif ou non lucratif, toute municipalité ou tout organisme municipal, tout ministère ou organisme provincial ou fédéral, tout organisme non gouvernemental ainsi que son représentant.

Les organismes centraux comprennent les ministères qui fournissent des services et des directives aux ministères, au sens du Règlement du Nouveau-Brunswick 93-137 établi en vertu de la Loi sur la Fonction publique.

La boîte à outils pour les employés a été conçue pour les gestionnaires et les employés. Elle fournit des outils et des exemples pour encourager les employés à travailler dans la langue officielle de leur choix et pour leur permettre de le faire.

Les services au personnel et autres services destinés aux employés sont offerts dans la langue officielle choisie par l’employé.

Application de la politique

Les services au personnel et autres services administratifs aux employés doivent être offerts dans les deux langues officielles et fournis dans la langue officielle choisie par l’employé. Sont compris les services suivants, entre autres :

• la paie et les avantages sociaux
• les services-conseils
• la dotation en personnel
• la formation
• les appels et griefs
• les services administratifs divers

Les évaluations du rendement doivent être offertes et réalisées dans la langue officielle choisie par l’employé.

Application de la politique

L’employé choisit la langue officielle dans laquelle se déroulera l’évaluation du rendement. Si un surveillant ne peut communiquer dans la langue officielle choisie par l’employé, une troisième personne, comme un gestionnaire du niveau suivant, un représentant du service des Ressources humaines (RH) ou encore une personne jugée appropriée par l’employé et le surveillant, peut être invité à apporter son aide.

La communication journalière entre un surveillant et un employé doit se faire dans la langue officielle choisie par l’employé.

Application de la politique

Les surveillants qui sont capables de communiquer dans les deux langues officielles doivent le faire dans la langue officielle choisie par leurs employés.

Si le surveillant ne peut pas communiquer dans la langue officielle choisie par l’employé, il doit s’assurer que des mécanismes sont mis en place pour que l’employé puisse communiquer dans la langue de son choix. 

Veuillez consulter la boîte à outils pour les employés.

Les employés peuvent rédiger des documents dans la langue officielle de leur choix. Une fois prêts, les documents doivent être traduits au complet s’ils doivent être diffusés à grande échelle ou faire l’objet de commentaires d’un auditoire plus vaste.

Application de la politique

Les gestionnaires doivent encourager les employés à rédiger leurs documents dans la langue officielle dans laquelle ils se sentent le plus à l’aise. Une fois les documents terminés ou prêts à être diffusés, ils doivent être envoyés au Bureau de traduction. 

Pour demander des services de traduction, il convient de suivre la politique (AD-1502), intitulée Services de traduction et d’interprétation. Il faut également prévoir, dans la réalisation d’un projet, le délai nécessaire à la traduction des documents.

Dans certains cas, les employés n’auront pas la possibilité de rédiger les documents dans la langue officielle de leur choix. En voici des exemples :

• Les documents à préparer d’urgence ou à la demande du personnel ministériel doivent être remis dans la langue et le délai demandés. « L’urgence » se définit par des délais trop serrés pour faire traduire le document par le Bureau de traduction.
• La documentation du dossier d’un client doit se faire selon les directives du ministère. Les ministères qui tiennent des dossiers sur la clientèle sont soumis à des politiques sur la documentation des dossiers des clients. Ces politiques sont régies par différents facteurs tels que la nature du dossier, les codes de conduite professionnels et les obligations de langue de service.

Tous les outils de travail fournis aux employés doivent être offerts simultanément dans les deux langues officielles. Cela comprend les matériels et logiciels, les systèmes de téléphonie, les livres de formation et de référence, les manuels, les directives administratives, les politiques et les lignes directrices.

Application de la politique

Tous les outils achetés ou produits à l’interne, tels que les matériels et logiciels, les systèmes de téléphonie, les livres de formation et de référence, les manuels, les directives administratives, les politiques et les lignes directrices, doivent être offerts simultanément dans les deux langues officielles.

Les gestionnaires doivent offrir aux employés la possibilité de choisir la langue officielle du système d’exploitation et des logiciels de leur ordinateur, ainsi que la configuration de leur clavier. Cela vaut également pour les systèmes de téléphonie.

Tout nouveau système informatique devant être utilisé de façon régulière et générale par les employés et acheté et conçu à leur intention doit être offert dans les deux langues officielles. Les systèmes unilingues existants qui sont utilisés de façon régulière et générale par les employés doivent être convertis en systèmes bilingues aussitôt que possible.

Veuillez consulter la boîte à outils pour les employés.

Les petites réunions doivent se tenir de manière à encourager l’utilisation des deux langues officielles. Quand un grand nombre de personnes assiste à une réunion, il faut utiliser les deux langues officielles.

Application de la politique

Pour les réunions peu nombreuses, la personne qui les organise doit s’assurer que, dans la mesure du possible, les participants ont la possibilité de communiquer dans la langue officielle de leur choix. À cette fin, il peut être utile d’utiliser divers moyens; les animateurs ou présidents des réunions peuvent alterner entre le français et l’anglais et encourager les employés à faire leurs interventions dans la langue officielle dans laquelle ils se sentent le plus à l’aise.

Les organisateurs de grandes réunions doivent s’assurer que les participants ont l’option de communiquer dans la langue officielle de leur choix. Ainsi, tous les documents et les présentations doivent être mis à la disposition des participants dans les deux langues officielles. On peut recourir à l’interprétation simultanée, à des animateurs bilingues ou à des coprésidents francophones et anglophones pour atteindre cet objectif. Les organisateurs peuvent également décider de tenir des réunions distinctes dans l’une ou l’autre langue officielle. 

Veuillez consulter la boîte à outils pour les employés.

Il incombe aux organismes centraux d’utiliser la langue officielle choisie par le client dans la prestation de services aux ministères et aux organismes clients et dans les communications avec ces derniers.

Application de la politique

Les organismes centraux doivent utiliser la langue officielle choisie par le client dans la prestation de services aux ministères et aux organismes clients et dans les communications avec ces derniers. Un organisme central doit voir à ce que ses communications avec tous les ministères et organismes soient offertes simultanément dans les deux langues officielles.

Les ministères et les organismes peuvent utiliser l’une ou l’autre des langues officielles dans leurs communications avec les organismes centraux. Les réponses des organismes centraux doivent se faire dans la langue officielle choisie par le ministère client. 

Les communications générales adressées à tous les employés (nouvelle politique, avis, etc.) doivent être dans les deux langues officielles.

Il incombe aux personnes travaillant au bureau central de chaque ministère d’utiliser la langue officielle choisie par le client dans la prestation de services à leurs divisions, directions ou bureaux régionaux et dans les communications avec ces derniers.

Application de la politique

Les bureaux centraux doivent servir leurs divisions, directions ou bureaux régionaux et communiquer avec ces derniers dans la langue officielle appropriée. Un bureau central doit voir à ce que ses communications avec toutes les divisions, toutes les directions ou tous les bureaux régionaux soient offertes simultanément dans les deux langues officielles. 

Les divisions, directions ou bureaux régionaux peuvent utiliser l’une ou l’autre des langues officielles dans leurs communications avec les bureaux centraux. Les réponses émanant d’un bureau central doivent être dans la langue choisie par la division, la direction ou le bureau régional. 

Les communications générales adressées à tous les employés (nouvelle politique ministérielle, avis d’assemblée annuelle, etc.) doivent être dans les deux langues officielles.

Il incombe aux personnes travaillant au bureau régional de chaque ministère d’utiliser la langue officielle choisie par le client dans la prestation de services aux bureaux subordonnés (bureau local, satellite ou de district) et dans les communications avec ces derniers.

Application de la politique

Les bureaux régionaux sont tenus d’utiliser la langue officielle appropriée dans la prestation de tous les services et dans toutes les communications aux bureaux subordonnés. Un bureau régional doit voir à ce que ses communications avec tous les bureaux subordonnés soient offertes simultanément dans les deux langues officielles. 

Les bureaux subordonnés peuvent utiliser l’une ou l’autre des langues officielles dans leurs communications avec les bureaux régionaux. Un bureau régional doit répondre dans la langue officielle choisie par le bureau subordonné. 

Les communications générales adressées à tous les employés (nouvelle politique ministérielle, avis d’assemblée annuelle, etc.) doivent être dans les deux langues officielles.

Lorsque le contexte est indépendant des organismes centraux, des bureaux centraux ou des bureaux régionaux, il incombe aux employés qui répondent à une demande de services ou de renseignements d’autres employés d’utiliser la langue officielle choisie par ces derniers.

Application de la politique

La politique et les lignes directrices sur les langues officielles – Langue de service s’appliquent dans ce cas-ci. Prenons l’exemple d’un employé qui a besoin de consulter un collègue d’un autre ministère pour le traitement d’une question ou d’un dossier. L’employé qui amorce la conversation ou qui demande le service devient, par définition, un membre du public et doit être en mesure de communiquer dans la langue officielle de son choix. 

Les institutions doivent posséder les compétences linguistiques nécessaires afin de servir le public, les employés, les bureaux régionaux et les bureaux subordonnés dans les deux langues officielles. Elles doivent être dotées d’une équipe d’employés prêts à offrir activement des services de qualité égale dans les deux langues officielles.

Afin de s’acquitter des obligations linguistiques institutionnelles, les employés doivent posséder les compétences linguistiques fonctionnelles nécessaires pour assumer leurs responsabilités.

La notion de compétences linguistiques fonctionnelles signifie que les employés possèdent, dans l’une ou l’autre des deux langues officielles ou dans les deux, le niveau de compétences linguistiques nécessaire pour s’acquitter de leurs tâches.

La priorité pour la prestation d’une formation dans la langue seconde et de cours d’amélioration de la langue maternelle des employés doit être déterminée conformément au document Guide – Surveillants et employés formation en langue seconde (publication).