Structure et gouvernance des commissions de services régionaux

Chaque commission intervient dans une région géographique déterminée et fonctionne comme un organisme de services partagés; elle rend des comptes aux collectivités membres et au gouvernement provincial. 

Les commission ne constituent pas un ordre de gouvernement. Elles offrent plutôt une tribune structurée permettant aux gouvernements locaux et aux districts ruraux de collaborer à la planification, à la gouvernance et à la prestation de services qui sont plus efficaces lorsqu’ils sont gérés à l’échelle régionale.  

Chaque commission est dirigée par un conseil d’administration, qui agit en tant qu’organe de décision et de contrôle de l’organisme. Le conseil d’administration est chargé de définir l’orientation stratégique de la commission, d’approuver les budgets, d’adopter des politiques et des règlements et de veiller à ce que les services soient fournis conformément à la loi. 

Le conseil d’administration se compose des personnes suivantes :

• les maires de chaque gouvernement local membre
• le président du comité consultatif du district rural
• le premier dirigeant ou la première dirigeante de la Commission de services régionaux à titre de membre d’office

Dans les régions comptant moins de six membres, un élu supplémentaire par collectivité est nommé pour assurer une représentation adéquate. Cette structure permet d’assurer une représentation des points de vue urbains et ruraux et de faire en sorte que les décisions tiennent compte des intérêts régionaux, et non strictement locaux. 

Rôles et responsabilités du conseil d’administration 

Le conseil d’administration dirige la commission au nom de ses membres et doit notamment :

• approuver les stratégies régionales, les budgets et les modèles de prestation de services
• établir des politiques et des arrêtés procéduraux
• surveiller la responsabilité financière et la gestion des risques
• veiller à l’embauche et à l’évaluation du premier dirigeant

Les membres du conseil d’administration doivent agir dans l’intérêt collectif de la région, en conciliant les besoins de leur propre collectivité et les grandes priorités régionales. Le premier dirigeant est responsable de la gestion des opérations quotidiennes, de la supervision du personnel et de la mise en œuvre des orientations du conseil d’administration. Il veille à ce que la prestation des services soit conforme aux budgets approuvés, aux priorités régionales et aux exigences législatives. 

Les commission font appel à des comités pour prendre des décisions éclairées et gérer la complexité technique des services régionaux. Les comités comprennent généralement des membres du conseil d’administration, des membres du personnel et des experts en la matière. À l’exception du Comité de révision et de rajustement de l’aménagement (CRRA), qui remplit à la fois une fonction décisionnelle (quasi-judiciaire) et consultative, les comités sont de nature consultative et formulent des recommandations à l’intention du conseil d’administration. 

Les comités obligatoires ou courants comprennent les suivants :

• comité de la sécurité publique
• comité des infrastructures sportives, récréatives et culturelles
• comité du transport régional
• comité de développement communautaire
• comité de développement économique régional
• comité de promotion du tourisme régional ou conseil de l’organisation de marketing de destination

Les commission peuvent également créer des comités supplémentaires, concernant, par exemple, les finances, la planification locale ou les déchets solides, en fonction des besoins régionaux.  

Les décisions du conseil d’administration sont prises par le biais de motions et de résolutions formelles lors de réunions publiques, et sont consignées dans les procès-verbaux officiels des réunions. Cette démarche garantit la transparence et la traçabilité des décisions, ainsi que leur conformité à la loi. La plupart des décisions de nature administrative sont prises à raison d’une voix par membre du conseil d’administration, ce qui assure une représentation égale. 

Certaines questions financières et propres aux services, concernant notamment les budgets, le partage des coûts ou les modifications de services, font l’objet d’un vote pondéré. Le vote pondéré tient compte des niveaux de population associés aux membres, et reconnaît le niveau relatif de participation et de contribution financière correspondant au service visé. Cette structure permet de garantir l’équité et la responsabilité dans la prise de décision.  

Lire la fiche d’information sur le vote pondéré à l’intention des commissions de services régionaux. (PDF 235 Ko)

Le modèle des commission repose sur la transparence et la responsabilité. À titre d’organismes financés par l’État et régis par la loi, les commission sont tenues de se comporter de manière à inspirer la confiance du public, d’assurer une gestion responsable des ressources et de faire preuve d’une transparence absolue en ce qui concerne la prise de décisions et la prestation de services. 

Pour garantir le respect de ces exigences, les commission sont assujetties à une série d’obligations redditionnelles du secteur public, notamment :

• organiser des réunions publiques du conseil d’administration, à l’exception près de certaines sessions à huis clos autorisées par la loi
• produire des états financiers vérifiés, élaborés conformément aux normes du secteur public
• publier annuellement des rapports financiers ainsi que des rapports sur leurs activités et les résultats obtenus
• se conformer aux lois relatives à l’accès à l’information, à la protection de la vie privée, aux conflits d’intérêts et aux langues officielles

Chaque commission est tenue de publier sur son site Web des renseignements clés en matière de gouvernance, de finances et de production de rapports.  

Les commission sont financées grâce à une combinaison de contributions des membres, de fonds provinciaux, de recettes générées par les services et de partenariats. Ce mode de financement partagé tient compte de la nature régionale des services fournis et garantit que les coûts sont répartis équitablement entre les collectivités participantes. 

Contributions des membres 

La principale source de financement des commissions provient des contributions des membres. Celles-ci sont réparties en conformité avec la loi et les règlements.

• Les formules de contribution varient en fonction des services et peuvent tenir compte de facteurs tels que la population, l’évaluation foncière, le niveau de participation et autres critères adoptés par le conseil.
• Les contributions soutiennent les services régionaux mandatés et non obligatoires.

Fonds d’aide aux services régionaux 

Les commission reçoivent également des fonds par l’intermédiaire de programmes et de ministères provinciaux, y compris le Fonds d’aide aux services régionaux. Le financement provincial joue un rôle de soutien important en aidant toutes les régions à fournir les services obligatoires et à faire progresser les priorités régionales, indépendamment des écarts en matière de capacité fiscale. 

Recettes générées par les services 

Certains services génèrent des revenus directs, selon le mandat et le modèle de service, par exemple :

• les frais liés à l’élimination de déchets solides
• les frais liés à l’aménagement du territoire ou à l’inspection
• le recouvrement des coûts pour des services précis fournis aux membres ou à d’autres clients

Dans certains cas, ces recettes permettent de contrebalancer les coûts opérationnels et de réduire la charge financière globale supportée par les contributions des membres. 

Financement de partenaires 

Les commission peuvent également bénéficier d’un financement ou d’un appui non financier de la part de partenaires dont les mandats s’alignent sur les priorités régionales.  

Les partenaires peuvent comprendre :

• les ministères provinciaux responsables du développement économique, du développement de la main-d’œuvre, du tourisme, des transports, du développement communautaire, du logement, de la sécurité publique, de la santé et de l’inclusion sociale
• les programmes du gouvernement fédéral, dont le financement lié au développement économique, au logement, à l’infrastructure, au transport et à la capacité communautaire
• les partenaires sans but lucratif, régionaux ou sectoriels, en particulier lorsque la collaboration permet d’améliorer la prestation de services ou d’éviter le dédoublement des services