Mettre à jour du Registre des clients

Les lignes directrices suivantes décrivent les meilleures pratiques pour l'ajout ou la mise à jour des informations d’un patient dans un DME certifié. 

Aperçu

L’intégration au Registre des clients permet aux utilisateurs du DME d’accéder directement aux données démographiques à jour des patients à partir du registre provincial. La fonction d’ajout et de mise à jour permet aux DME de transmettre les renseignements démographiques actualisés, contribuant ainsi à maintenir les dossiers à jour, à soutenir l’exactitude des données à l’échelle du système et à garantir que les autres utilisateurs disposent des informations les plus récentes.

Les étiquettes de champ peuvent varier selon le DME. Les lignes directrices ci-dessous mettent donc l'accent sur des pratiques générales visant à assurer l'exactitude des mises à jour. Pour des instructions propres à votre DME, veuillez consulter la formation fournie par votre fournisseur.

Ce guide est également disponible en téléchargement PDF: Ajouter et mettre à jour des renseignements sur les patients- Carte de référence rapide (PDF 4Mo)

Area À faire À ne pas faire

général
  • confirmez toujours les informations démographiques au moment du service
  • demandez au patient de fournir les informations
  • demandez à voir leur carte d'assurance-maladie provincial
  • vérifiez la date d'expiration de la carte 
  • ne lisez pas les informations au patient pour la validation
  • ne créez pas des dossiers patients en double
  • ne remplacez pas les informations d'un patient existant par celles d'un autre
noms
  • saisissez les noms avec précision dans votre DME afin de refléter fidèlement l'identité du patient
  • utilisez le nom légal du patient (c.-à-d. prénom, nom et prénom documentés seulement)
  • inclure les espaces, le tiret (-), le trait d'union ou l'apostrophe qui pourraient faire partie d'un prénom composé, tel que vérifié sur la pièce d'identité justificative
  • si un patient n'a qu'un seul nom légal, enregistrez-le dans les champs nom de famille et prénom : p. ex., Prénom : "Madonna", Nom de famille : "Madonna"
  • n'entrez pas d'initiales dans le champ du nom, à moins qu'il ne s'agisse d'un nom d'un seul caractère, p. ex., « J »
  • b'entrez pas de titre dans le champ du nom - gardez-le séparé (p. ex., Dr., Sr., Fr., etc.)
  • be vous fiez pas à la carte d'assurance-maladie comme preuve du nom légal complet, car la carte peut ne pas avoir assez d'espace pour le nom complet
autres noms ou surnoms
  • si le patient utilise un nom différent de son nom légal, inscrivez ce nom comme nom alternatif dans le DME. Ce champ peut être intitulé « surnom » ou « prénom usuel » dans votre DME.
  • les noms de jeune fille peuvent être enregistrés si votre DME supporte ce champ.
 n'utilisez pas d'alias ou de surnom dans le nom légal d'un patient.

date de naissance
  • confirmez la date de naissance lorsque le patient se présente pour des soins
  • si vous ne connaissez pas la date de naissance, indiquez la date de naissance comme étant le 1er janvier 1900.
  • suivez le format de date utilisé par votre DME afin que les chiffres du « jour » et du « mois » soient saisis aux bons endroits
  
adresse
  • entrez l'adresse civique, la ville, la province et le code postal – ce sont des éléments obligatoires de toutes les adresses postales canadiennes
  • utilisez les abréviations approuvées par Postes Canada pour le nom de la rue et la province. (p. ex., « St » et non « Street », « Ave » et non « Avenue », etc.)
  • entrez toujours le code postal des adresses canadiennes en utilisant le format « A1A 1A1 »
  • n'utilisez pas de caractères spéciaux tels que # , : ; ( )
  • n'utilisez pas de points (.) dans les abréviations de rue et de province (p. ex., « NB » et non « N.B. »
  • ne saisissez pas d'informations dans des champs d'adresse qui ne font pas partie de l'adresse (p. ex., ne mettez pas le nom de quelqu'un en première partie de l'adresse)
numéros de téléphones entrez le numéro de téléphone dans le champ prévu, si possible n'entrez pas de texte indiquant le type de téléphone dans le champ du numéro (p. ex., « 506 555 1212 (numéro de cellule) »)
patients non humains entrez un préfixe « ZZZZ » au nom de famille de tous les patients non humains enregistrés (p. ex., « ZZZZDOG, FIDO »)